Implementatie van een stageapplicatie, is dat onderwijsinnovatie?

Nico Juist
Beleidsadviseur ICT & Onderwijs
Hogeschool Holland

Al jaren is “ICT in het onderwijs” een prachtig onderwerp om over te filosoferen. Over hoe lang het toch duurt voordat het onderwijs, dankzij ICT, een complete transitie doormaakt? En gaan de “mobile devices” zo’n doorbraak forceren? Of over de “net-generatie” die om een totaal ander onderwijs vraagt, maar toch weer niet. Of over dat eeuwige mantra, dat het werkelijke probleem van onderwijsinnovatie is, dat het schort aan ”ICT vaardigheid” bij de doorsnee docent.

Als beleidsadviseur mag ik daar natuurlijk graag over nadenken, maar in m’n rol van projectmanager moet ik me soms bezig houden met de weerbarstige praktijk. En daar moet het wel gebeuren…

Waar ik momenteel met plezier aan werk, is de voorbereiding van de implementatie van een stageapplicatie voor de gehele hogeschool Inholland. Is dat onderwijsinnovatie? Misschien niet. Maar je kunt, door een randvoorwaardelijk proces efficiënter in te richten, wel tijd voor het primair proces winnen. Of zoals de WTR van SURF het in haar advies ten aanzien van de DLWO stelt:

“Een goede en geïntegreerde dienstverlening voor de ondersteunende processen levert direct zichtbare winst op in de tijd die het personeel (docenten, onderzoekers en overig personeel) en de studenten moeten investeren om onderwijs te kunnen geven of te volgen”

Toen ik met dit project startte, wist ik niet veel van stages. En ik heb me de afgelopen tijd verbaasd hoe arbeidsintensief dat proces (bij ons) nog uitgevoerd wordt. Veel excellijstjes die ingetypt en ge-e-maild worden, stapeltjes overeenkomsten, waar toch echt een “echte” handtekening op moet staan, die vervolgens verzamelend, gescand en in dichtgeplakte enveloppen naar de stagebedrijven verstuurd worden.
En wie heeft voldoende studiepunten om op stage te gaan? Een welke docent wordt aan welke student gekoppeld voor de begeleiding? En wanneer komt die dan ook echt eens langs op de stageplek? En welke studenten, van welke opleidingen, liepen ooit stage bij dat bedrijf?

En in mijn onschuld dacht ik ook nog dat je alle stageprocessen zou kunnen herleiden tot een generiek proces en dat je daar dan gewoon de juiste applicatie voor kiest. Even implementeren en klaar. En weer verlaat en tevreden klant het pand….

Stageprocessen zijn niet generiek
Maar ik heb geleerd dat stage-processen vaak specifiek zijn en nauw luisteren en per opleiding, nee, zelfs per stage, kunnen verschillen. Bijvoorbeeld qua “matching” van bedrijf en stagiaire, of wat betreft het begeleidingsproces. Soms moet een student zelf zoek naar een stageplek, soms deelt de opleiding die plaatsen toe. Soms moet hij vooraf een plan inleveren, waarin hij bijvoorbeeld de competenties aangeeft, waaraan hij in de stage gaat werken, soms gebeurt dat pas achteraf, in z’n reflectieverslag. Soms voldoet de stageplek aan de eisen van zijn opleiding, soms net weer niet… En de argumenten waarom dat allemaal net even anders moet, zijn valide.

Een applicatie moet dus “aan de voorkant” flexibel zijn om de verschillen tussen opleidingen en stages aan te kunnen, maar “aan de achterkant” goed ingebed zijn in de ICT infrastructuur en in staat zijn tot communiceren met de bronsystemen om daar actuele informatie uit op te halen en eventueel mutaties uit te voeren..

Net als veel andere instellingen, is Inholland druk doende met de integratie van de bronsystemen. Een “Enterprise Service Bus” is het lonkend perspectief: applicaties pluggen daar dan met “connectoren” op in. Inlog gegevens uit de Active Directory, student gegevens uit het student administratie systeem, bedrijfsgegevens uit CRM, alles “real-time” en altijd actueel. En ik hoop echt dat dat volgend jaar ook allemaal echt werkt…

Een ander aspect is de gebruiksvriendelijkheid. Een student loopt weliswaar een aantal stages en een stageapplicatie wordt door student en docent dus minder intensief gebruikt dan andere systemen. De interface moet daarom intuïtief, liefst zonder instructie en met hoogstens een summiere handleiding te hanteren zijn.

Maar een applicatie die flexibel is, heeft altijd veel (keuze) mogelijkheden. Vooral de stage coördinatoren zullen met die mogelijkheden goed uit de voeten moeten kunnen, dat vereist tijd en betrokkenheid, voordat er ook echt sprake is van tijdswinst ...

Proces ingericht rond een stagedossier
De uiteindelijk geselecteerde stageapplicatie is opgebouwd rond het stagedossier van de student. Alle “actoren” die een rol spelen in het stageproces, student, stagecoördinator, praktijk begeleider en begeleidende docent, hebben toegang tot dat dossier. Zij beschikken daarvoor elk over een eigen “dashboard”, waar naast informatie, ook de door hen uit te voeren acties toont.

Dat geeft een ieder overzicht in de voortgang van het proces op individueel niveau, maar ook op de processen in de groep studenten als geheel. Het dossier van elke stage blijft gedurende de opleiding beschikbaar. Alle stagedossiers blijven beschikbaar. Er wordt dus een historie opgebouwd.

En natuurlijk zitten er tegenwoordig leuke add-ons in zo’n applicatie, De stagedocent ziet de locatie van elke stageplek direct op “Google maps” en het stagebedrijf kan desgewenst een leuke promo film plaatsen.

Het afgelopen jaar zijn we met drie opleidingen, uit het zorgdomein, het economische domein en het technische domein aan de slag geweest om hun stageproces in de stageapplicatie te “embedden”. De eerste groep van 60 studenten gaat nu “live” en in september volgt de tweede groep van 400 studenten.

We zijn nog niet klaar. De real-time koppelingen werken nog niet. Single-sign-on gaat lopen via SURFfederatie, we zullen de applicatie extern, bij de leverancier, hosten. Het centraal en decentraal functioneel beheer moet nog goed ingeregeld worden.

Maar vorige week kon ik even ‘over de schouder” meekijken met studenten van de opleiding “mondzorgkunde”, die nu hun eerste stageperiode in gaan. Zij stappen fris in. Voor hen is de stageapplicatie al gewoon één van de vele onderwijstoepassingen, die Inholland rijk is en die gewoon bij hun studie horen…

En dat is ook onderwijsinnovatie ….